Factores esenciales en la preparación de pedidos

La preparación es uno de los procesos críticos para la logística y el transporte. De hecho, la preparación de los pedidos podría representar hasta el 65 % de los gastos del almacén. Este es uno de los motivos por los que debes tener en cuenta cómo hacerlo para ser eficiente y reducir los costes.

Factores clave en la preparación de pedidos

La preparación de los pedidos está cobrando mayor relevancia debido al aumento de referencias en los catálogos empresariales, por la reducción de las existencias y del tamaño de los envíos. Esto hace que se produzcan más envíos, manipulaciones, que haya más labores de picking y menos envíos de una única referencia en grandes volúmenes. Entre otros, el auge del comercio electrónico es uno de los factores principales de esta nueva concepción en los almacenes.

Para afrontarlos, es necesario que tengas presente una serie de factores.

Almacén

Una gestión adecuada necesita del estudio y análisis de tus necesidades y de saber cómo afrontarlas, teniendo en cuenta cómo está diseñado tu almacén. Entre los objetivos que debes perseguir destacan reducir la inversión en suelo y aprovechar al máximo las alturas, teniendo presentes la previsión de crecimiento de tu empresa y la estacionalidad.

Por otro lado, debes tener en cuenta el espacio que necesitarás para garantizar tanto la movilidad de la maquinaria necesaria como la de tus trabajadores. Además, debes evaluar los tipos de soportes y estanterías que posees, aunque estas dependerán de la mercancía que manejes en cantidad, dimensiones o referencias.

Asimismo, ¿trabajas bajo parámetros LIFO, FIFO, lotes, cajas o palés con varias referencias? En cualquier caso, el software de gestión que escojas debe poder adaptarse a esa situación.

Unidad de almacenamiento y unidad de picking

Además de la gestión del almacén, es necesario controlar la unidad de almacenamiento para determinar la disposición de las mercancías, bien sean en unidades sueltas, cajas o palés. También la unidad de picking, donde se lleva a cabo el proceso de preparación de pedidos para su salida y las mercancías se manipulan al por menor, normalmente por unidades.

Para comprender la  relación entre la productividad y este proceso de preparación, debes tener en cuenta también el número de pedidos que atiendes diariamente.

Las fases de la preparación de pedidos

La preparación de pedidos no solo consiste en que los operarios manipulen la mercancía. Este proceso precisa de una serie de acciones, anteriores y posteriores, que hay que cuidar.

Preparativos

Antes de iniciar la manipulación de las mercancías, debes asegurarte de contar con todas las herramientas y recursos posibles. Por ejemplo, un software para conocer las rotaciones y existencias, contar con las carretillas adecuadas, delimitar áreas para cada tarea, disponer todo el material que se necesita para embalar, etiquetar…

Desplazamientos

Es necesario optimizarlos al máximo, porque pueden suponer la mitad del tiempo total de trabajo. Debes diferenciar los desplazamientos que se realizan desde la zona de picking a la de expedición y los que se realizan entre la localización de los diferentes productos del pedido a preparar.

Para ello, el diseño del almacén debe estar completamente adaptado a tus necesidades. Así se mejorarán los recorridos y los tiempos de ejecución.

Picking

Es necesario ser muy preciso durante estas acciones para no cometer errores que puedan hacerte perder tiempo luego. Por ejemplo, tendrás que coger las unidades y las referencias apropiadas en cada desplazamiento para evitar tener que hacerlo de nuevo. Para ello, lo adecuado es que se escojan bien las ubicaciones y distribuciones en el almacén.

Otro de los aspectos que también has de valorar durante esta fase son las devoluciones de un producto a su ubicación. Hay que cuidar que no se produzcan desperfectos o errores de recolocación que dificulten la operatividad del siguiente trabajador que acuda a este punto.

En última instancia, también hay que tener en consideración que los operarios colocarán la mercancía en algún tipo de soporte durante el trayecto, que puede ser una caja, una carretilla, un palé… Para que no haya sobresaltos, es necesario que se establezcan una serie de indicaciones de procedimiento​.

Embalaje y acondicionado final

Esta es la fase en la que se dispondrá la mercancía lista para viajar. Debes delimitar un área específica para ello, con la finalidad de que no dificulte otras operaciones. Entre otras acciones, es conveniente pesar y medir cada unidad que salga para registrar los datos y poder escoger al mejor proveedor logístico.

A la hora del etiquetado, es necesario diferenciar el packing list, para especificar el contenido del paquete, del etiquetado identificativo, que diferencia un pedido de otro y especifica datos como el proveedor de transporte o los datos de envío. Por último, se lleva el pedido a la zona de expedición.

Como operadores integrales de logística, queremos que tengas en cuenta que la preparación de pedidos es un proceso que se debe optimizar desde el inicio para evitar errores y costes innecesarios en tu empresa. Contacta con nosotros para llegar a tu cliente de la forma más efectiva.